メールアドレス変更連絡【例文あり】押さえるべき4つの注意点

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メールアドレスの変更連絡を、意外と手間だと感じる人も多いのではないでしょうか?

気をつけるべきポイントは何か?いつまでに送ればよいのか?など、いざ送ろうとすると戸惑うことも少なくありません。

 

そこで今回、メールアドレス変更連絡の際、押さえるべき4つの注意点を紹介します。

例文もありますので、変更連絡の際はご活用下さい。

 

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メールアドレスの変更連絡、4つの注意点

 

メールアドレスの変更連絡をする際には、押さえておきたい4つの注意点があります。

この4つの注意点を踏まえていれば、マナーに沿ったスマートな変更連絡が可能です。

詳しく見ていきましょう。

 

連絡は変更前のメールアドレスで送る

ついやってしまいがちなのが、変更後の新しいメールアドレスで送ってしまうやり方です。

自分からすればメールアドレスを変更したことをわかっていますが、相手にとっては、変更後の新しいメールアドレスは見知らぬものに過ぎません。

 

詐欺やウイルス感染の可能性を危惧して、知らないメールアドレスからのメールはすぐ削除してしまう人も多いので、連絡は必ず変更前のメールアドレスから送ることを徹底しましょう。

メールアドレスの変更連絡の中でも特に大切なマナーと言えます。

 

新旧両方のメールアドレスを明記する

連絡の本文には、変更前(旧)と変更後(新)、両方のメールアドレスを明記しましょう。

両方ないと、受け取った相手がアドレス帳を変更する時などに手間が生じてしまいます。

できればしばらくの間は、新旧どちらも利用できる状態にしておくとより親切です。

 

電話番号を記載する

文面には電話番号も忘れず記載するようにしましょう。

これまで電話番号を知らなかった人や電話番号しか知らなかった人も個人を特定しやすくなります。

 

また、もし何らかのトラブルで新しいメールアドレスが繋がらなかった時に、連絡をスムーズに取り合えるので便利です。

特にビジネス関連では忘れないように配慮すると良いでしょう

 

切り替え時期を伝える

いつから切り替わるのか、いつまでは変更前(旧)のメールアドレスが使えるのかなどの情報は、しっかり記載して伝えることが肝心です。

情報を伝えておくことで、お互いに動きやすくなります。

 

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変更連絡はいつ送る?一斉送信でOK?

 

変更連絡を送るタイミングを決めかねるという人もいるでしょう。

 

厳密な決まりがあるわけではありませんんが、なるべく新しいメールアドレスが決まってすぐに送ることがオススメです。

早めに連絡することで、相手側も余裕を持って変更手続きを済ませることができます。

 

変更連絡は、個別に送っても構いませんが、ビジネスで使っているアドレスですと数も多くて大変でしょう。

その場合は、一斉送信で問題ありません

 

一斉送信する際の宛先は必ずBCCを使い、本文に「BCCで失礼します」など、BCCを使っていることを書いておきましょう。

なお、宛名は「お客様各位」などを使い個別には書かないように配慮することが大切です。

 

一斉送信で本当に送信できたか不安という方は、BCCのメールアドレスの中に自分のメールアドレスも設定しておき、送信後にチェックする方法も有効でしょう。

 

メールアドレスの変更連絡の書き方【例文】

 

変更連絡はお伝えした4つのポイントを押さえた書き方をすれば大丈夫です。

基本的に、メールアドレスの変更連絡のみ伝えれば十分でしょう。

 

近況報告などは、個別に送るとなると時間がかかるので、別の機会にすることをオススメします。

ビジネスで使える一般的な例文を載せておきます。

 

――――件名――――

件名:メールアドレス変更のご案内

――――例文――――

お客様 各位

 

いつも大変お世話になっております。

今回、表題の件についてご連絡させていただきます。

 

◯月◯日より全社共通のメールアドレスが下記の通り変更されます。

□月□日までは旧アドレスでも受信可能でございますが、お早めにアドレス帳の変更をお願い申し上げます。

 

運用開始日:平成◯◯年◯月◯日
変更前メールアドレス:abc1234@theport.com
変更後メールアドレス:abc1234@theport2.jp

 

送信できないなど、不具合がございましたら、弊社担当窓口(0000-00-0000)までご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

――――ここまで――――

 

上記はビジネスで使用する場合の例なので、個人に送る場合はもっと自由に書いて良いでしょう。

 

もし変更後に送るならどうする?

 

変更前に連絡を入れることが基本ですが、万が一変更後の連絡になった場合は、2つの注意点があります。

 

1つ目は、電話で一報入れた後に、変更連絡のメールを送ることです。

いきなりメールを送り付けると相手が混乱してしまう場合があります。

先にお詫びとともに報告を行いましょう。

 

2つ目は、件名に名前を入れることです。

名前が入っていることで、相手も安心してメールを開きやすくなります。

 

まとめ

 

メールアドレスの変更連絡がスムーズにいかないと、メールが繋がらなくなってしまいますので、注意が必要です。

 

4つの注意点を押さえて、スマートに連絡を済ませましょう。

変更連絡をする際に、合わせてアドレス帳を見直して整理することもオススメです。

 

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