何を言っているか分からない、と職場で言われたことはありませんか。
自分の言いたいことが伝わらないと、あなたもストレスを感じますが、聞いている方はもっとストレスです。
なぜ言いたいことが伝わらないのでしょうか。
その理由と、どうすれば言いたいことが伝わるのか、明日からでも使える７つのコツを紹介します。
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なぜ言いたいことが伝わらないのか
言いたいことが伝わらないということはコミュニケーションがうまく取れていないということです。
つまり、相手とのキャッチボールがうまく出来ていないということ。
これは、自分が暴投している場合と、自分が相手のボールを受け止められていない場合とがあります。
主語がない
言いたいことが伝わらない人の特徴として、主語がないということがあります。
主語がないので、何について話しているのか、誰について話しているのか相手に伝わりません。
相手の求めていることを話していない
自分から見ると、「ちゃんと説明しているのにどうして伝わらないんだろう」と思いますが、相手からすると「そんなことは聞いていない」という場合があります。
聞かれたことに対して答えていなければ、説明したことにはなりません。
つまり、相手が求めていることを理解できていない、相手の質問の意図が分かっていないので、言いたいことが伝わらないということになります。
自分の思ったことを交えてしまう
人に説明するときは、事実を中心に分かりやすく話すことが必要です。
例えば仕事の報告で大事なのは数字などの事実です。
そこに自分の考えや思ったことを適当に混ぜてしまうと話がだらだらして、何を言っているか分からなくなります。
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言いたいことをうまく伝えるためのコツ
言いたいことを伝えるには、「うまく話す」必要はありません。
コミュニケーションをどうとるかという問題なので、話すタイミングも考えながら、聞く方の立場になって話すことが大切です。
相手のタイミングを見る
伝えるということはコミュニケーションなので、自分から一方的に伝えようとしてもダメなものです。
相手の都合も考えずにいきなり話しだしても、相手の頭が「話を聴く」ということに切り替わっていない可能性があります。
ですから相談する時、説明するときは「今○○についてお話ししたいのですがよろしいでしょうか？」と相手のタイミングを確認してから話しだす、というのも大事なことです。
「５分くらいで終わる話なのですが」など所要時間を先に伝えると、聞く方もありがたいですね。
話のポイントは何かを考える
自分が話したいことの中で何が一番大事だと思うか、話を始める前に「何について話すのか」という話のテーマを意識してみてください。
自分の中で話の軸がずれないようにするためです。
あれもこれもと詰め込まず、ポイントは１つか２つに絞った方が簡潔に話が出来ます。
何のテーマについて話しているのかを意識し、主語も忘れずに入れましょう！
順序よく話す
話は順序が大切です。
「伝わる」話をするためにも、次のような順序で話をしてみましょう。
１． まず話のテーマについて伝える「これから○○について話します」
２． 最初に結論を伝える「まず結論から言いますと、こういうことです」
３． その理由を伝える「そう考える理由は～～だからです」
４． もう一度結論を伝える「ですからこのように考えます」
テーマは前置きです。
これから何の話をするのかをひと言、冒頭に言っておくだけで話の印象が変わります。
テーマを話さずにいきなり結論を言ってしまうと、それこそ「何の話をしているの？」となってしまうためです。
自分だけに分かる言葉を使わない
誰かに何かを説明する時に、あなただけが分かる専門用語を使っていないでしょうか。
自分にとっては当たり前の言葉でも、相手にとってはそうとは限りません。
誰が聞いても分かるように、簡単な言葉で表現するように心がけます。
そのためには、語彙力を増やしておくことも必要でしょう。
求められていることに対する答えを話す
例えば、これについてどう思うかと聞かれた時に、「それは～で、こうでして～」と理由から入ってしまうと、何を言っているのか分からなくなります。
どう思うか聞かれたら「こう思います」と結論を先に言います。
「はい」か「いいえ」で答えられる質問なら、はいかいいえでではっきり答えます。
相手が自分に何を求めているのかということを、瞬時に理解することも大切です。
事実を簡潔に話す
話は簡潔に、事実を話すように心がけます。
事実とは、数字や実際に起こったことなどで、主観を交えていない客観的なことです。
自分の考えを加えたい場合は最後に、「以上を踏まえて私はこう考えます」など付け加えればいいでしょう。
判断材料を伝える
説明をした上で上司の判断を仰ぎたい場合などは、事実を話すとともに、分かりやすい例や判断材料となるような事例を交えて話します。
その上で「このようにしたいと思いますがいかがでしょうか」と判断を求めると、相手も考えやすく、アドバイスを出しやすくなります。
コミュニケーションはスキルの一つ
言いたいことが分からないと言われてしまうと、自分は人見知りだから…話すのが苦手だから…と、人との意思疎通をあきらめてしまっていませんか。
人見知りでも、人付き合いが苦手でも、上記のコツを心がけてもらえれば言いたいことを伝えることは出来るようになります。
言いたいことを伝えるというのは、人と意志の疎通をうまくするということ。
そしてコミュニケーションは訓練であり、スキルの一つです。
練習すればうまくなります。
ビジネスマンであれば、自分の言いたいことを簡潔に、かつ、的確に伝える技術は必須ですから、少しずつ訓練をしていきましょう。
まとめ
言いたいことがうまく伝わるようになると、意志の疎通が出来るようになるので、人間関係も円滑になります。
決してうまく話す必要はなく、伝えたいことにポイントを絞って簡潔に話すことです。
相手は何を知りたがっているか、そして自分は何を一番に伝えなくてはいけないのかということを考えて、ポイントを書き出してから話してみるといいでしょう。
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