ビジネス文書の書き出し文例集【初心者向けテンプレート】

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ビジネス文書は、ある程度の慣れがないと言葉が出てきませんよね。

新社会人の方など、初めてビジネス文書を書く方にとっては、難しく感じるかもしれません。

 

しかし、きちんとポイントさえ押さえれば、ビジネス文書は誰でも簡単に書くことができるようになります。

ただ、書き方を間違えると、相手に対して失礼な文書になってしまうこともあります。

 

そこで今回は、ビジネス文書の基本の形や、書き出しの言葉などを紹介します。

 

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書き出しの文例

ビジネス文書の書き出しは、基本的にあいさつから始まります。

この挨拶は、次のように基本的な文例があります。

 

基本的なあいさつ文

◆ いつもお世話になっております。

◆ いつもお力添えいただき、ありがとうございます。

 

お客様・会社宛てのあいさつ文

◆ いつもお引き立ていただき、ありがとうございます。

◆ 平素よりご利用いただきまして、ありがとうございます。

◆ 平素よりご愛顧を賜り、ありがとうございます。

◆ 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

◆ 貴殿におかれましては、ますますご健勝のことと存じます。

◆ 貴殿におかれましては、ますますご活躍のことと存じます。

 

最近、お会いした方へのあいさつ文

◆ 先日はお付き合い下さり、誠にありがとうございました。

◆ 先日はたいへんお世話になり、感謝いたしております。

 

しばらくお会いしていない方へのあいさつ文

◆ ご無沙汰しております。

◆ その節は大変お世話になり、感謝いたしております。

 

いつもお世話になっております。

代表的な文例には「いつもお世話になっております」があります。

この挨拶の仕方は、一番使う頻度が高いといっても過言ではないものなので、真っ先に覚えておくといいでしょう。

 

ますますご清栄のこととお慶び申し上げます

「いつもお世話になっております」よりももっと固めにしたい場合は、「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などの文が役立ちます。

ただし、この文例は普段からよくやりとりしている相手に対しては、固すぎて不自然になる場合がありますので注意しましょう。

 

また、文書を送る相手が会社の場合は、「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」の文頭に「貴社」を、文書を送る相手が個人の場合は文頭に「貴殿におかれましては」を付けるのがいいでしょう。

 

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相手といつ会ったかで、あいさつ文を使い分ける

相手と最後に会った日から、どれくらいの時間が経過したかによって、適切な書き出しが異なります。

 

たとえば、最近会った相手に送るビジネス文書であれば、「先日はありがとうございました」とお世話になったことに触れるのがマナーです。

逆に長期間会っていない相手に対しては、「ご無沙汰しております」と添えるのがいいでしょう。

 

面識のない相手に送る場合

一度も会っていない相手の場合は、「初めまして」や「突然のメール(お手紙)、失礼いたします」といった言葉から書き出していくと、相手も対応しやすくなります。

 

知らない相手からの文書は不安になるものです。

そのため、第三者から紹介を受けている場合は、その人物のことにも触れておくといいでしょう。

たとえば、「○○様から電話番号をお聞きし、連絡させていただきました」といった具合です。

 

電話で話をした後にメールを送信する場合

また、一度電話のやり取りしてからメールを送る場合は、「先ほど(先日は)お電話にて失礼いたしました」と添えておきましょう。

 

結びの言葉の文例

ビジネス文書の結びの言葉も、次のように基本的な文例があります。

 

基本的な結びの言葉

◆ よろしくお願いいたします。

◆ 用件のみにて失礼いたします。

 

改めてこちらから連絡する場合

◆ 後日、改めてご連絡差し上げます。

◆ それでは、詳細が決まり次第、ご連絡させていただきます。

 

相手の返事が必要な場合

◆ ご返信をお待ち申し上げております。

◆ 恐れ入りますが、ご確認のうえご返答をお願い申し上げます。

◆ お忙しいところ大変申し訳ございませんが、至急、ご返信をお願いいたします。

◆ お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、ご返信をお願いいたします。

 

よろしくお願いいたします

ビジネス文書の結びの言葉は、「よろしくお願いいたします」が基本となります。

さらに丁寧にしたい場合は、文頭に「どうぞ」や「なにとぞ」をつけるといいでしょう。

 

ただし、用件を伝えることだけが目的であれば、相手にお願いすることがないので、「失礼いたします」で結ぶのも構いません。

 

改めて、こちらから連絡する場合

後に連絡をし直す予定であれば、「改めて、ご連絡させていただきます(いたします)」といった文章をつけましょう。

連絡がいくことを知らせていた方が、相手も心構えができますし、予定を調整することができるようになります。

 

「させていただきます」と「いたします」の違い

「させていただきます」と「いたします」の違いについてですが、「させていただきます」は相手にメリットがある時、「いたします」は相手のメリットに関わらずこちらから一方的に何かをする時に使う言葉です。

 

相手の返事が必要な場合

ビジネス文書を送る相手から返事をもらわなければいけない場合は、「ご返信をお願いいたします」と結ぶのがいいでしょう。

 

相手にとって返信が手間になる状況の時は「お手数ですが」、「恐れ入りますが」、「恐縮ですが」といった言葉を、「ご返信をお願いいたします」の頭につけることになります。

 

ご自愛ください

ビジネス文書ではあまり使う機会がないかもしれませんが、「ご自愛ください」も覚えておきたい結びの文例です。

 

「ご自愛ください」は相手を気遣った表現であり、「よろしくお願いいたします」よりも文章がビジネス然としない特徴があります。

特に季節の変わり目や夏・冬など、体調を崩しやすい時期に送る文書だと使いやすいです。

 

ビジネス文書の定型フォーマット(テンプレート)

ここでは、ビジネス文書の中でも特に良く使うであろう、「メール」のテンプレートを紹介します。

 

ビジネスメールのテンプレート

1.宛先
株式会社○○
総務部 ○○様

 

2.書き出し
いつも大変お世話になっております。

 

3.名乗り
株式会社○○、営業部○○と申します。

 

4.本文(用件)
今回、弊社新商品である△△のご契約を検討していただき、ありがとうございます。
この商品は、販売と同時に多くのご注文をいただいている人気商品であり、
リピーターさまも多く、○○さまのご期待に応えられる商品であると考えております。
初回のみ、無料にてご利用いただけますので、ぜひ効果のほどをご覧ください。

 

5.結び
来週中に一度、こちらから改めてお電話させていただきます。
よろしくお願いいたします。

 

6.署名
*******************
株式会社○○ 
営業部 ○○
住所:〒000-0000 東京都・・・・
電話:000-000-0000 
FAX :000-000-0000
E-mail :xxx@xxxx.co.jp
*******************

 

宛先

ビジネスメールは、まず宛先を書きます。

宛先は件名に書くことも多いのですが、宛先に書く場合でも、きちんと本文中にも入れておいた方が間違いがありません。

 

宛先のテンプレートは、相手が株式会社であれば「株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様」という風になります。

相手が個人であれば、「〇〇様」のみでも構いません。

 

書き出し・名乗り

宛先の次は書き出しで、書き出しの次は名乗りです。

名乗りというのは自分が何者であるかを示すことです。

 

メールの場合はアドレスが表示されているので、そのアドレスから送り主が何者かを推測することもできますが、確実とはいえないので、しっかりと名乗っておきましょう。

株式会社に所属している場合は、「株式会社〇〇 〇〇部の〇〇と申します(です)」がテンプレートとなります。

 

本文

名乗りの次は本文です。

本文は用件を伝える文章なので、敬語さえしっかり使えていればどのように書いても問題ありません。

そのため、テンプレート自体が少ないですし、あまりにテンプレート通りに本文を書いてしまうと、気持ちのこもっていない義務的な文章になる可能性があります。

 

それでもテンプレートをあげるとすれば、たとえばお詫びのメールであれば「ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません」、「心よりお詫び申し上げます」などがあげられます。

 

何かの申し入れを承諾する場合は、「謹んでお受けいたします」といった言葉を組み込むといいでしょう。

 

結び・署名

本文の次は結び、結びの次は署名です。

署名はまず会社名・部署名・名前を書き、その後にメールアドレスや郵便番号・住所、電話番号・FAX番号などを書くのが一般的なテンプレートです。

ただし、社内メールの場合は会社名・部署名・名前、メールアドレスだけで構いません。

 

まとめ

ビジネス文書もきちんとポイントさえ押さえれば、簡単に書くことができるようになります。

 

慣れないうちは、上司に文章を見てもらい、おかしな表現を直してもらいましょう。

何度も書いているうちに、パターンが見えてきます。

 

ビジネス文書の正しい書き方をマスターし、相手に想いを伝えましょう。

 

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