就活生の中にはメールのルールを全く分かっておらず、担当者によくない印象を与えてしまう人も少なくないのだとか。
たかがメール、されどメールです。
メールの書き方ひとつで「お、こいつは違うな」と思わせることができたら、就活でも一歩リードできるのではないでしょうか。
そこで今回、就活で恥をかかないためのメールのルールや、送ってはいけないNGメールについて紹介します。
スポンサーリンク
件名など、就活メールの基本的なルール
就活のメール＝ビジネスメールと同じ、と考えてください。
友達や家族に送るメールとは違いますので、基本的なルールを覚えておきましょう。
件名は簡潔に、自分の名前も入れる
メールの件名は重要です。
担当者は１日に膨大な数のメールを見ますから、何のメールか分からないと見逃されてしまうかもしれません。
そんな事態を防ぐためにも、件名は簡潔に、そして誰からのメールか分かるように自分の名前を入れます。
- OB訪問の御礼（○○大学 田中太郎）
- 会社訪問の御礼（○○大学 田中太郎）
これなら、この間来た学生からの御礼のメールだなということが分かります。
問い合わせなら「○○についての問い合わせ」のようにして、どんなメールなのかが分かるようなタイトルを付けてください。
宛名をしっかり書く
意外と抜かしてしまいがちなのが宛名です。
会社では同じ部署でひとつのメールアドレスを使っている場合が多く、複数の人があなたのメールを見ることになります。
そんな時、宛名が無いと誰に当てたメールなのかが分からず、困ってしまいます。
株式会社○○
人事部
佐藤様
このように、会社名からきちんと書くようにしましょう。
会社名は（株）○○のように、省略してはいけません。
株式会社○○なのか、○○株式会社なのか、正式名称を確認して書きましょう。
自分の名を名乗る
宛名の次は、あなたが誰なのか分かるように、大学名と氏名をきちんと書きましょう。
・○○大学の田中太郎と申します。
もし、何度かやり取りしている相手であれば、
・お世話になっております。○○大学の田中太郎です。
のようにしましょう。
スポンサーリンク
メールの目的が分かるようにする
宛先、自分の氏名を書いたら、次はメールのテーマ（目的）についてです。
御礼のメールなのか、何か質問をしたいのか、日程調整をしたいのか、メールの目的が分かるように、簡単にテーマを書きましょう。
- 本日は、先日頂いた資料について質問がありメールを差し上げました。
- 本日は、貴社にお伺いする日程の変更をお願いしたくメールを差し上げました。
簡単にメールの目的を書き、その後に本題に入ります。
適度な改行を入れる
メールが長文になることもあるでしょう。
その際、適度な改行がないととても見づらくなります。
ストレスなく読めるメールというのはそれだけでポイントが高いものです。
文章をすべて打った後に、自分でも読み返してみて、適度に改行が出来ているかどうかを確認してください。
１行ごとに改行する必要はありませんが、だいたい100文字前後で改行すると見やすいでしょう。
最後にも署名（連絡先）
メールの本文の最後には、あなたの連絡先が分かるように署名を必ずつけましょう。
- 大学名
- 氏名
- 携帯電話番号
- メールアドレス
このくらいの情報があれば十分です。
メールアドレスはPCメールアドレスを使うのが基本ですが、緊急時のために携帯のアドレスものせておくといいでしょう。
また、枠線などにこだわる人がいますが、ビジネスメールなのでその必要はありません。
シンプルなもので十分です。
ほんの少しの違いが周りとの差を作る
ビジネスメールのやり取りなどしたことがない学生がほとんどですから、少しくらいの間違いで目くじらを立てる担当者はいないと思います。
だからこそ、ここが他との差を広げるチャンスでもあるのです。
ちょっとしたことでもきちんとできていると、それだけ印象が良くなります。
御社と貴社の違い
よくありがちな間違いが、「御社」と「貴社」の間違いです。
面接などで話すときは「御社」、手紙やメールで書くときは「貴社」が基本です。
取り違えないように気をつけましょう。
最初に御礼のひと言を
メールの最初に、そのメールの目的を書くというお話をしました。
プラスαで、その前に御礼のひと言を添えると好感度がアップするでしょう。
御礼のひと言の例
先日のOB訪問の際は、お忙しい中をご対応くださいましてありがとうございました。 貴社のことをより深く理解でき、さらに大きな魅力を感じました。
このように、ひと言でいいので「気持ちを込めたメッセージ」を付け加えておくと、受け取った方も嬉しいと思います。
問い合わせのメールは早めに送る
会社に送るメールは御礼ばかりではありません。
むしろ、日程調整などお願いごとをするメールの方が多いでしょう。
その際は、その問題が生じたらすぐ、なるべく早くメールを送るのが基本です。
朝気がついたなら、すぐに送る。そうすればその日中に返事が来るかもしれません。
何か資料を送ってもらう必要がある場合などはなおさらです。
ギリギリになって面倒なことをお願いするというのは最悪なので、早め早めを心がけましょう。
24時間以内に返信する
相手からのメールには24時間以内に返信をしましょう。
メールの返信は、自分で終わらせるのが基本です。
もし、即答できないような内容だったとしても、メールを読んだかどうかを返信しておかないと、メールが届いていないのか、読んではいるけど返事がないのか、担当者が判断できません。
「メールを確認いたしました。○日までに確認してお返事を差し上げます」など、読んだことが分かる返信をしておくのがマナーです。
メールの返信をするのは夜でも構いません。
会社のパソコンですので、夜遅いと失礼では、などという心配は不要です。
引用返信
メールの返信を送るときは、引用返信にしておきましょう。
その方が、どんなやり取りをしていたのかが分かりやすいからです。
部分引用の例
日程調整について
＞8月22日と8月30日、いずれがご都合よろしいでしょうか。
8月22日でお願いいたします。
＝＝＝＝
引用がないと、何についての返信かが分かりにくく、前のメールをわざわざ探して確認しないといけない場合も出てきます。
担当者に余計な手間をかけさせることががないように、引用返信を徹底しましょう。
こんなメールはNG
就活でメールを送る時に、絶対やってはいけないこともおさえておきましょう。
顔文字や絵文字
相手は社会人。友達ではありません。
顔文字や絵文字、文章と関係のない記号などは使わないように気をつけましょう。
一生懸命文章を書いても、顔文字がある時点でかなりのマイナスポイントになると思います。
宛先は最後に入れる
メールを作成する時は、本文がすべて完了し、何度も推敲して間違いがないかどうかを確認してから相手の宛先（メールアドレス）入れる、という手順を徹底しましょう。
社会人でもやりがちな間違いですが、操作のミスで書き途中のメールをうっかり送信してしまうことがあります。
送信ボタンを押してしまったら止めることは出来ないので、そうならないようにアドレスは最後に入れます。
メールアドレスが入っていなければ送信される心配がないからです。
アドレスは就活用に作ろう
個人のプライベート感のあるメールアドレスではなく、就活用に新たにメールアドレスを作りましょう。
自分の趣味や恋人の名前が入っているものなどはNG。
ビジネスのやりとりをするには適していません。
Gmailなどで、シンプルで分かりやすいアドレスをひとつ作ることをおすすめします。
関連メールアドレスの決め方！センスの良いアドレス【見本あり】
選考結果の確認メールは送らないこと
選考結果の連絡が遅いと、ついつい確認してしまいたくなると思います。
でも、結果の確認メールは送らない方が良いでしょう。
たまたま遅くなっている場合も考えられますし、仮に問い合わせをしても結果を教えてもらえない場合の方が多いです。
会社には会社の都合がありますし、たくさんの学生の面接をしています。
いちいち結果の確認メールに返信をするのはとても手間のかかることですから、そのような手間をかけさせることで印象が悪くなる可能性もあります。
どうしても確認したい場合は、結果はどうでしょうかではなくて、選考結果がいつ出るのか日程を確認し忘れたので教えて欲しいなど、遠回しに聞いてみましょう。
ただ、あまり自分にとってプラスになることではないので、出来ればしない方がベターです。
まとめ
初めてのビジネスメールのやり取りになると思いますが、それはみんな一緒です。
だからこそ、きちんとルールを守って正しいメールのやり取りが出来れば、印象はかなり良くなると思います。
こちらの記事も合わせてどうぞ ↓
関連ビジネスメールの返信はどこまでするのがマナー？正しいルールとは