誰でも残業は減らしたいと思っているはずなのになぜか減らない。
なぜ日本人はこんなに働くのかと思いながら毎日遅くまで頑張っている人が多いと思います。
少しでも生産性を高め、残業を減らすために知って欲しいのが「パーキンソンの法則」です。
今回は、パーキンソンの法則とはどのようなものか、どう利用すればいいのかということについて紹介します。
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パーキンソンの法則とは
パーキンソンの法則には２つの法則があります。
それぞれについて解説します。
仕事の量は完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
例えば、仕事には締め切りがあります。
１週間後だったり１ヶ月後だったり。
明日まで！と言われれば今日から必死に作業して、何とか締め切りにあわせます。
しかし、同じ仕事の量だったとしても、締め切りが１週間後だと言われると、それにあわせて仕事をしてしまいます。
つまり、短時間で出来るものだったとしても、与えられた時間が長いとそれを丸々使い切るまで仕事をしてしまう、ということです。
・ ○日までにやればいい
・ あと○日ある
こんな意識がだらだら仕事に結びつき、結局残業を生んでしまいます。
夏休みの宿題などさっさとやってしまえばいいものを、８下旬のぎりぎりまで手を付けずにいて慌てた経験のある人なら分かるでしょう。
まさにその心理がパーキンソンの第１の法則といえます。
支出の額は、収入の額に達するまで膨張する
与えられたものをすべて使い切ろうとする心理は、お金にも影響します。
これがパーキンソンの第２の法則です。
節約すれば１ヶ月10万円で暮らせるところ、15万円あれば15万円すべて使い切ってしまうということです。
貯金を出来ないタイプの人は、この法則があてはまるでしょう。
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パーキンソンの法則を使って生産性を高める方法
自分に対して無駄な時間を与えなければいいのですから、それを踏まえて仕事のスケジュールを立てていけば、効率的に仕事が出来るようになります。
締め切りは仕事の質、量で決めること
例えば、締め切りが１週間の仕事を与えられたとしましょう。
しかし、自分の能力や今の仕事の状況を考えてみて、「３日で出来る」と判断したなら、この仕事は３日で終了させる、と自分なりの締め切りを決めます。
それにあわせてスケジュールを立てることで、無駄な時間を減らすことが出来ます。
さらに細分化したスケジュールを立てる
一つの仕事の締め切りを決めただけでは、効率的にこなすことは出来ません。
いくつもの仕事を同時に抱えていることが普通だと思いますので、最終的なリミットだけではなく、一つ一つの仕事を細かく区切り、作業工程ごとの締め切りを決めておきます。
今日中にやろう！と思っていたことでも、気がついたらあっという間にお昼。
ランチを食べた後に慌てて手を付ける、というのも「時間をすべて使い切ろうとする」パーキンソンの法則です。
・ メールのチェック
・ 折り返しの電話
・ 会議資料のチェック
などは、だらだらと引き伸しになりがちです。
そのような仕事こそ、リミットを決めてスケジュールに組み込むことが大切です。
10分、30分、１時間など、仕事を細かく区切ることで、生産性を上げることが出来るようになります。
リストを作り視覚化する
スケジュールは決めただけではなかなか実行できません。
意思の力だけで何とかしようとするのではなく、決めたことを効率的に、確実にこなせるようにリスト化し、それを見えるところに貼っておきましょう。
仕事は予定通りにはいかないもの。
途中で変更を余儀なくされた場合、頭の中だけのスケジュールだとどうしても見落とすことが出てきます。
リストがあれば何か変更があっても、順序を入れ替えたり時間を変えるなどの調整が楽になります。
タイムマネジメントは視覚化することで実行しやすくなります。
マルチタスクにしない
スケジュールを決めたら、出来るだけ余計なことを組み込まないことです。
１時間でこの仕事を終わらせよう！と思ったのに、ふとしたひょうしにメールやSNSを見てしまうなど、ちょっとしたことでも無駄な時間の積み重ねになります。
１つのことに集中してそれだけに取り組めば、意外に早く終わるものです。
そこは強い意思を持って、余計なことをしないようにしましょう。
パーキンソンの法則を逆に利用する
人の意思は弱いものです。
だから、与えられた分をそのままフルに使ってしまう、それはどうしようもないことです。
だったら、時間もお金も、与えられる分を少なくすればいい。
仕事もお金も、本来必要な分を前もって見積もっておけば、無駄に使うことがなくなります。
特に締め切りのない仕事などは後回しにしがちです。
そのままにしておくと、後々自分の首を絞めることになりますから、すべての仕事に対して、自分の基準を持ってこなしていくことが必要です。
その基準を作る時に、パーキンソンの法則を逆手に取るのです。
時間をかけたからといっていい仕事は出来ない
短時間で集中して効率的に行った仕事と、いつでもいいやという納期でだらだら行った仕事とでは、前者の方が質が高いと言われます。
ビジネスマンなら、確かに…と覚えがあるのではないでしょうか。
仕事は時間をかければいいというものではありません。
「仕事の質」と「かけた時間」は必ずしも比例しないということを肝に銘じておく必要があります。
まとめ
残業をしたからといって生産性が上がらないことは、もう皆さん分かっていると思います。
誰でもだらだら仕事はしたくないものです。
だからこそ、常にこのパーキンソンの法則を頭に置いて、「無駄なことはしていないか」「この仕事は本来どのくらいかかる仕事なのか」ということを考えながらスケジュール管理をすることで、仕事の生産性は劇的に上がります。
是非試してみてください。
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