社会人ならタイムマネジメントが大切だということは頭では分かってると思います。
しかし、その真の意味を正確に捉えていないと、ただ時間に追われるだけの状態になりがちです。
そこで今回、タイムマネジメントの５つのメリットや、それを実践するためのコツを紹介します。
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タイムマネジメントがなぜ必要なのか
タイムマネジメントは直訳すると時間の管理ですが、ただ手帳に「○時から～する」と書くようなスケジュール管理ではありません。
仕事を効率的に進め、時間を有効に使うための「スキル」です。
行き当たりばったりで仕事をしていると、自分だけが仕事が遅くて人に迷惑をかけてしまったり、無駄な残業が増えたりします。
個人の仕事にとどまっているうちはいいですが、一人の遅れがプロジェクト全体に影響を与える場合もありますね。
タイムマネジメントは予定を立てるだけでなく、どうやってその予定をこなしていくのかということを考え、実行していく技術です。
これを身につけておくと、仕事がスムーズに進むだけでなく、プライベートの時間も有効活用できるようになります。
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タイムマネジメントの５つのメリット
うまく時間を管理することでどのようなメリットがあるのか、タイムマネジメントのメリットについて紹介します。
時間を有効活用できる
他にやるべき仕事があったのに、目の前の仕事が長引いてしまい、全然手を付けられなかったということがあると思います。
しかし、この仕事はこのくらいかかるかな？とある程度前もって時間を見積もっておけば、次に何をするべきか、どの順序で取り組んだら効率的かなど、事前に考えることができ、時間を有効活用できます。
１日２４時間しかないのは誰にとっても同じことです。
だからこそ、きちんと計画を立ててその通りに物事を進めていければ、「何も終わっていないのに、気がついたら１日終わっていた」というようなことを防げます。
仕事を効率的にこなせる
タイムマネジメントとはつまり、仕事の段取りです。
要領よく仕事をこなしていけるので、仕事の効率が上がり、成果も出やすくなります。
仕事の優先度を整理した上で
・ 何から手をつけていくか
・ どの順番でやっていくか
・ 何にどのくらいの時間をかけるか
ということが計画できていれば、個人の仕事はもちろん、プロジェクト全体の仕事がきちんと管理できるので、効率的に仕事を進めていくことができます。
自由な時間が増える
時間通りに仕事を進めることによって、無駄な残業が減らせますし、集まっているだけの意味のない会議なども減らせるでしょう。
これまでは目の前の仕事に追われていてやりたいことも出来なかった、という人ほどタイムマネジメントを実践してみると、自由に使える時間が増えることが分かると思います。
新規事業のアイディアを練るなど建設的な仕事に割く時間も増やせますし、資格のための勉強をしたり、ジムに通うなどプライベートの充実した時間を作り出すことも可能になります。
コスト削減につながる
時は金なり。
無駄な時間は、時間の浪費というだけでなく、生産性を著しく低下させるものです。
無駄な時間の積み重ねで１つの仕事に余計な時間がかかるとしたら、コストがそれだけかかっているということになります。
仕事を計画的にこなし、無駄な残業などが減らせれば、１つの事業コストは減りますし、皆早く帰ることが出来て、会社にも社員にとってもプラスになります。
達成感が得られる
ただ日々の仕事を時間に追われてこなしているだけだと、人は段々精神的に疲弊していきます。
モチベーションも維持できず、それが仕事の非効率化に拍車をかけます。
タイムマネジメントで仕事がスムーズにこなせるようになると、一つ一つの仕事にメリハリが出るのでやりがいも感じられますし、精神的な余裕も生まれてきます。
タイムマネジメントのコツ
仕事の内容やライフスタイルによって、タイムマネジメントの方法も変わってきますが、ここでは、どんなタイムマネジメントにも共通する、ちょっとした”コツ”について紹介します。
自然と視界に入るように工夫する
立派な計画を立てても実行できないのは、その計画が頭の中に落とし込まれていないからです。
といっても、タイムマネジメントの内容を暗記する必要はありません。
・ 壁に貼る
・ パソコンに貼る
・ ホワイトボードに書く
など、スケジュールを自然と目に見える場所に書いて貼っておくことがとても大切です。
常に目にしていることによって、「これが終わったら次はこれ」というように、スムーズに切り替えが出来るようになるからです。
手帳に書いている人はそれでもかまいませんが、バッグの中にしまい込んでしまったら意味がありません。
デスクの上に出しておいて、常に確認できるようにしておきましょう。
完璧を目指さない
最初から完璧なタイムスケジュールを完成させる必要はありません。
未完成でもいいので、まずは計画を立ててみて実行してみることです。
やりながら、計画は見直していけばいいのです。
勉強の計画なども同じことです。
とりあえずやってみて８割くらい進んだら、このまま進んでもいいか、タイムマネジメントを見直すべきか考えてみましょう。
振り返る時間を作る
週末、月末、そのプロジェクトが終わったらなど、いつでもいいですが、振り返りは重要です。
タイムマネジメント通りに出来ているのか、出来ていないとしたら何が原因か。
計画自体に無理があったのかもしれませんし、不測の事態が起きたのかもしれません。
いずれにしても、それを次の行動に反映できるように随時改善をしていくことが大切です。
それを繰り返しているうちに、この仕事ならだいたいこのくらいの時間で終わるなどの予測も正確に立てられるようになってくるので、ますますタイムマネジメントが楽しくなってきます。
タイムマネジメントで失敗しないために
一方で、計画した時間通りに何もかもをこなそうとすると、どこかでひずみが出てくる場合もあります。
仕事は計画通りにはいかないのが常で、不測の事態によってタイムマネジメントの大幅な変更を余儀なくされることもあります。
柔軟性を持つこと
計画はあくまでも計画です。
実際やってみてうまくいかない時にはやり方を変えてみるなど、柔軟性を持っておくことが必要です。
計画通りにいかなくてストレスがたまるようでは、タイムマネジメントの目的からそれてしまいます。
時間に縛られないようにする
タイムマネジメントの目的は、あくまでも仕事をスムーズに進めたり、暮らしの中の無駄な時間を減らしてあまった時間を有効活用するためです。
それが「時間を守ること」にばかり意識がいってしまうと、何のためにタイムマネジメントをしているのか分からなくなってしまうことがあります。
タイムマネジメントを守ること自体を目的にしてはいけません。
本来の目的を忘れないように注意してください。
まとめ
タイムマネジメントは時間の価値を高めます。
昔のように、深夜残業や徹夜をするサラリーマンが評価される時代はそろそろ終わるでしょう。
これからは時間を有効に活用して、決まった時間内に必要な成果を出せる人材が求められています。
時間を有効活用しようとすることは、すなわち人生を大事に生きる、ということにもつながります。
リタイアする年齢になって、「仕事に追われて何をしてきたかよく分からない」とは思いたくはありませんよね。
仕事もプライベートも充実した時間を過ごすために、ぜひタイムマネジメントを実践してみましょう。
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