もうマルチタスクの時代は終わりました。
パソコンの普及によってマルチタスクが可能になり、一見すると一度にたくさんのことをやろうとするマルチタスクの方が生産性が高いように思えます。
しかし、逆に生産性を低下させ、時間の浪費につながるといういことが分かりました。
そこで今回、マルチタスクはなぜ結果が出ないのか、１点集中の仕事術はなぜ生産性が高まるのかについて紹介します。
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マルチタスクが生産性を低下させる理由
一度にたくさんのことが出来た方が生産性が高いように見えるのに、その逆になるのはなぜなのか、それにはこのような理由があるのです。
切り替えがうまく出来ない
脳は１つのことにしか集中できません。
１度にあれこれやろうとするのは脳に負担をかけ、どれも中途半端になります。
例えば、資料の作成をしている途中でメールのチェックなどを始めたとしましょう。
メールの返信をして、いざ資料の作成に戻ろうとすると、元の作業の状態に頭を切り替えるために時間がかかります。
個人差はあるものの、およそ20分以上もかかるといわれています。
どこまでやっていたっけ？どこから何を考えるんだったっけ？とまた考え直しです。
その時間がとても無駄ですよね。
資料作りに専念していれば１時間で出来たものが、10分、20分と余計な時間がかかるのです。
実際、マルチタスクで集中力が40％も低下することがマイクロソフトの調査によって分かっています。
また、スタンフォード大学の研究によると、１度に２つのことを実行しようとすることで、タスク間の切り替えがうまくいかず、結局は両方のタスクを実行する能力が発揮できなくなるということも分かりました。
（参考①：http://erichorvitz.com/taskdiary.pdf）
集中力が低下してミスが増える
１つのことにしか集中できない脳で、複数の仕事をやろうとすると、どうしても注意力が散漫になります。
そして、それがミスにつながります。
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脳のエネルギーを消費する
人の脳は、何かを選択・決定する際に、その重要度に関わらず一定のエネルギーを使うとされています。
ですから、マルチタスクによってあれこれと一度にたくさんのことを考えていると、その分脳のエネルギー消費量が増えるということです。
つまり、マルチタスクの方が脳に大きな負荷を与え、疲れやすくなってしまうということです。
これが、集中力の低下にもつながる原因と考えられています。
ストレスが増える
マルチタスクはついつい仕事を抱え込みがちになります。
あれもやらなきゃ、これもやらなきゃと抱え込んだ結果、すべて中途半端になり、ストレスを抱え込むだけになってしまう人もいます。
人が１度に出来ることには限界があります。
それを無視してタスクを抱え込むことはストレスにしかなりません。
人の脳に「同時進行」は不可能
マルチタスクは元々はコンピュータ用語です。
複数のタスクを切り替えつつ、実行できるシステムのことで、それをそのまま仕事の当てはめようとしているのが今のマルチタスクです。
同時進行で、
・ メールのチェック、変身
・ SNSのチェック
・ 会議への出席
・ 資料の作成
・ 食事
・ 新規事業の案を考える
など、「考える作業」と「何かを作成する作業」などを同時にしようとしている人が増えています。
しかし、これは人の脳には無理なこと。
前章でお話しした通り、人の脳は１つのことにしか集中できないので、終わっていない状態で次の作業に移ってしまうと、なかなか切り替えが出来ないのです。
ですから、人間に同時進行は無理。
マルチタスクはとても非効率的な仕事のやり方なのです。
生産性を上げる１点集中の仕事術とは
１つの仕事に集中するといっても、実際には一つの仕事が終わる前に、あれこれ頼まれたり、考えたりしなければいけないことも出てくるでしょう。
それらをどう捉えればよいのでしょうか。
同時進行はせず、目の前の１つの仕事に集中する
あれこれ頼まれたとしても、それらはメモに書くなどして忘れてしまうようにしましょう。
取り組むべきは、目の前の仕事、１点のみです。
こうすることで力が分散せず、最高のパフォーマンスが発揮できます。
目の前の仕事が終わったら、その仕事はもう意識せず、次の仕事にのみ集中するようにします。
どれからやるべきか？時間を区切って考える
複数の仕事があったとしても、それらの仕事には優先順位があるはずです。
１．緊急かつ重要なもの
２．緊急ではないが、重要なもの
３．緊急だが重要度は低いもの
４．緊急でも重要でもない、後回しにしてもいいもの
この基準に従って優先順位をつけ、１つずつ作業に集中して取り組みましょう。
その際、○時までに終わらせるとか、ここまでやったら終了にするなど、タスクの区切りを最初から決めておきます。
そうすることで、中途半端に終わらせず、区切りの良いところで次の作業に移ることが出来るようになります。
ちなみに、優先順位の付け方は「７つの習慣」という本をお読みになると参考になるでしょう。
事前に計画を立てる
仕事は大まかな計画を立ててから動いた方が効率的です。
やみくもに手を付けるからマルチタスクになってしまうのです。
朝の仕事始めでも構いませんし、前の日の夜でもいいでしょう。
今日１日何をするか、午前中にここまで終わらせて、午後はこれに取りかかる、など大まかに仕事の予定を立ててから動くようにします。
計画は、
・ １ヶ月の予定
・ １週間の予定
・ 今日１日の予定
など、大まかなものから細かいものまで立てておくと、仕事の全体像が見えやすくなり、優先順位もつけやすくなります。
「３＋２の法則」を使う
ただ単にやることをリスト化してそれをひとつずつこなそうとしていくと、リストは増えていくばかりで「仕事を終わらせた」という感覚がなくなってしまうことがあります。
順位をつけたつもりでも、思ったよりも一つの仕事に時間がかかったりすると、結局あれこれと手を付けてマルチタスク化になりがちです。
そこで使って欲しいのが「３＋２の法則」です。
その日にやるべき仕事を、「大きな仕事３つ」と「小さな仕事２つ」に分けます。
大きな仕事とは、１つに２～３時間かかるもの、小さな仕事は20分くらいで終了するものです。
１日のうちにこなすのはこれだけ、と決めると１つ１つの仕事に集中できるのでとても生産性が向上します。
また、やることが決まっているので頭の切り替えが楽になり、仕事の流れに乗るためのロスする時間が少なくなります。
まとめ
仕事が出来る人はマルチタスクをこなしているように見えますが、実はそうではなく１つ１つのことに集中して取り組んでいるから切り替えが早いのです。
一人で複数の仕事を抱えている人は、いかに計画を立てるか、すべてはそれにかかっています。
次にするべき仕事について悩んだり考えたりする時間と、頭を切り替える時間を無くすことで、生産性は劇的に向上します。
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