メールを返信するとき、件名はそのままでいいのか、どこまで返信すればいいのかなど迷ったことはありませんか。
何度も返信するのもしつこいような気もしますし、かといって相手から来たメールに返信をしないで終わるのは失礼な気もします。
そこで今回、返信をする時の基本的なマナーとルールについて紹介します。
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ビジネスメールの返信ルール
ビジネスメールの返信をする時の基本的なルールです。
知らないと恥ずかしい思いをすることもあるので、気をつけましょう。
「Re：」はつけたまま？
メールの返信をする時、件名を編集しないと頭に「Re:」という文字がつきますね。
まずこの「Re:」ですが、つけたままでももちろん失礼ではありません。
むしろ件名は編集せずにそのまま「Re:」をつけて返信をした方が、何に対する返信メールなのかが分かりやすくて良い場合もあります。
ただし、返信を繰り返しているとその分「Re:Re:Re:Re:Re:会議の日程について」など、「Re:」の数が増えてしまいます。
そうすると件名の見える部分がほとんど「Re:」になってしまい、とても見づらくなります。
そんな時は、「Re:(4)」などのように、「Re:」の数をかっこ書きしておくとスッキリして見やすく、かつ、返信の数も分かるようになるでしょう。
ビジネスメールの返信は、基本的に24時間以内にする
メールの返信は基本的に24時間以内にすることを心がけましょう。
そうしないと、メールを確認しているのか、そもそもメールがきちんと届いているのか、相手方が分からないからです。
ビジネスメールは会社のパソコンに送るのが基本ですから、送る時間は気にしなくても構いません。
もし何か確認する必要があるなど、回答するのに時間がかかるようなものであれば、
- メールを受け取ったこと
- 返信（回答）の目安
についてお知らせしておけば、相手の方も安心します。
小さな気遣いですが、この積み重ねが相手からの信用を生みます。
引用を上手に使う
分かりやすい返信のためには、引用を上手に使いましょう。
基本的には全文を引用しておけば、前回の内容をわざわざ過去のメールから探し出す必要もなく、相手の手間を省きます。
また、質問や確認の場合は、その部分をコピーして部分引用しながら返信をします。
その際には、「＞」などの記号を使うと良いでしょう。
部分引用の例
日程調整について
＞６月15日と６月20日、いずれがご都合よろしいでしょうか。
６月15日でお願いいたします。
＝＝＝＝
何もないと、何日を提示したんだっけ？何について質問したんだっけ？と相手の人が分かりにくく、メールを読み返さないといけなくなります。
スムーズに読めるように、適切な場所で部分引用を使っていきましょう。
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メールの返信は、どこまですべき？
相手からメールが来た時に、これは返信すべきかどうかと迷ってしまうことがあると思います。
そのような時はどのように対処すれば良いのでしょうか。
自分で送ったメールは基本的に自分で完了
自分から送ったメールは、基本的に自分で完了させます。
自分→相手→自分のように、最後は自分で締めくくります。
後で詳しく解説しますが、何度も返信をしなくて済むように、相手が一度で答えられるようなメールを心がけることも大切です。
そうすれば、自分→相手→自分という順序でメールを完結させやすくなります。
御礼メールの返信はすべき？
御礼のメールに対する返信はすべきかどうか迷うことがあると思います。
御礼のメールに対する返信は不要という考え方の方が主流で、返信をしなくても失礼には当たりません。
ここは普段からの関係性によって、返信するかどうかを判断しましょう。
御礼のメールに対してこちらからも感謝の意を表したいなど、返信したいという気持ちがあれば、もちろん返信してもOKです。
返信は不要ですと書かれていた場合
中には「返信不要です」とあえて書いてあるメールもあります。
この場合、基本的には返信しなくても良いのですが、内容を読んでみて「返信の必要がある」と判断した場合は、当然ですがメールを返信してください。
相手が何か不注意によって見過ごしているために「返信不要」と書いてきているだけで、何か確認する必要があるのにメールを放置するのはよくありません。
だらだらと返信の応酬を続けないための工夫
何度も返信をしていると、いつまでこのやり取りを続ければいいんだろうと思ってしまうこともあると思います。
そんな時は、メールをだらだら続けないための工夫をしてみましょう。
例えば日程調整について、
「いつがよろしいでしょうか」
と漠然とした質問を投げかけてしまうと、相手が希望した日程とこちらの都合が合わないことがあり、それが度重なる応酬のきっかけになってしまいます。
そこで、次のように、こちらが対応できる提案をし（場合によっては時間帯まで）、その上で相手の都合を聞いてみると、相手も答えやすく、無駄な応酬を減らすことができます。
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お打ち合わせの日程について、以下の日時でご都合のよろしい日はございますでしょうか。
７月１日（火）
７月３日（木）
もし両日程ともご都合がよろしくない場合、いくつか候補日を挙げていただくと助かります。
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まとめ
チャットのような感覚でメールを書いてしまう人がいますが、そうすると度重なるメールのやり取りにつながります。
簡潔で答えやすいメールを送ることがお互いの負担を減らすことになりますから、何度もやり取りしないで済むように、分かりやすいメールを心がけましょう。
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