メールの宛先はどうしたらいい？肩書きはどう書くのが正式？など、悩んでしまうことはありませんか。
今回は、メールの宛先の書き方や、宛先が複数ある場合の書き方、CCやBCCの使い方について紹介します。
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メールの宛先が複数の場合の書き方
メールは１人ではなく、複数に送る場合があります。
その際の宛名の書き方や、注意すべき点について説明します。
宛先、宛名は並べて書く
基本的には、すべての人の宛先、宛名を並べて書きます。
横でも縦でも構いませんが、役職の高い人から書くようにします。
縦書きの場合
株式会社○○
営業部
田中様
佐藤様
山本様
横書きの場合
株式会社○○
営業部
鈴木様、佐藤様、田中様
大人数の場合は「各位」でもOK
目安としては、宛先が５人以内であればすべて書きましょう。
特に、送る相手が全員自分よりも目上の人の場合は、５名程度ならすべて宛名を書いた方が無難です。
６人以上いる場合は宛名だけで場所を取ってしまうので、「各位」としてまとめてしまっても構いません。
この場合は、
- 営業第１課各位
- 人事部の皆様
など、部署が同じなら部署名を頭につけておくと分かりやすいです。
部署がいくつかに渡っている場合などは、「各位」だけでも大丈夫です。
複数の会社に送る場合
ビジネスメールだと、複数の取引先に同様のメールを送る場合も出てきます。
その際は、会社ごとに分けて宛名を書きましょう。
○○株式会社
佐藤様、田中様
◆◆株式会社
山田様、斎藤様
どちらの会社を先に書くかは、どのような関連性があるかを考えてください。目上の方から先に書くようにしましょう。
クライアント（お客様）と、パートナー企業（一緒に仕事を受けている会社）であれば、クライアントが先にきます。
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CCやBCCの使い方
メールの宛先が複数の場合によく使う、「CC」や「BCC」について説明します。
CCについて
「CC」は「Carbon Copy（カーボン コピー）」の略で、直接メールの内容を知らせたい相手ではないが、情報を共有したい相手がいる場合に使います。
CCでメールを送る場合は、CCの欄に宛先のメールアドレスを入力します。
複数のメールアドレスをCC欄に入力したい場合は、カンマ「 , 」を使って入力します。
たとえば、次の３つのメールアドレスに送信したい場合は以下にあるような入力をします。
- 〇○○@xxx.ne.jp
- △△△@yyy.ne.jp
- □□□@zzz.ne.jp
３つのアドレスをCC欄に入力する場合の入力方法
〇○○@xxx.ne.jp,△△△@yyy.ne.jp,□□□@zzz.ne.jp
メールの本文には、メインの宛名だけでなく、CCに入力した人の宛名も書くようにします。
○○株式会社
営業部
鈴木様
（CC：田中様、吉田様）
ただしこれはケースバイケースで、TO（メインの宛先）が１人、CCは複数いて、ちょっと目を通してもらいたいくらいのレベルの場合は、宛名にCCを入れなくてもいいケースがあります。
CCの人と共有したい情報の重要度によって、宛名を入れるかどうかは判断しましょう。
BCCについて
「BCC」は、「blind carbon copy（ブラインド カーボン コピー）」の略で、情報を共有したいけれど、メールを送っていることをTOやCCの人に知られたくないような場合に使います。
「BCC」に入力したメールアドレスは、はTOやCCの人には見えません。
ただ、BCCからはTOやCCの人のメールアドレスは見えますので注意が必要です。
こちらもCCと同様、複数のメールアドレスをBCC欄に入力する場合はカンマ「 , 」を使います。
こんな失敗に気をつけて
うっかりやってしまいがちなメールの間違いについても紹介します。
CCとBCCの間違い
CCとBCCの宛先を間違えてしまうと、送っていることを知られたくない相手に見られてしまいます。
情報漏洩と訴えられかねないミスですが、意外とやってしまうミスでもあります。
BCCを使うときは、宛先を何度も確認し、必要があれば誰か別の人にもチェックしてもらって送り間違いのないように気をつけてください。
TOとCCを間違える
TOとCCの間違いも意外に多いミスです。
自社の担当者をTOに入れて、クライアント（お客様）をCCに入れてしまうような場合です。
失礼になりますし、TOメールにのみフィルタをかけている場合には違うフォルダに張ってしまうこともあるので、注意しましょう。
宛名を書きすぎて見づらくなる
宛名と本文のバランスを考えて書くことも大事です。
宛先だけで何人も書いてスペースを使ってしまうと、とても見づらいメールに。
社内のメールなどはCCの宛先は書かなくてもOKです。
役職の序列を間違える
一般的な会社では、部長→課長→係長などの序列になっていると思いますが、ここは念入りに確認して下さい。
宛名を縦に並べる場合は上から順に、横に並べる場合は左から順に役職の高い人になります。
この順序を間違えると非常に失礼になるので、気をつけましょう。
過剰な敬称
やってしまいがちな間違いで、実際目にすることも多いのですが、敬称＋敬称はNGです。
- 各位様
- 各位殿
- お客様各位
- 課長様、部長様など
「各位」はすでに「皆様」という意味を含んだ言葉で、立派な敬称です。
「各位様」となると「みなさまさま」という状態になるので、おかしな敬語です。
肩書きもそれ自体が敬称ですから、後ろに「様」をつける必要はありません。
ビジネスメール基本の「き」をおさらい！
ビジネスメールの書き方は、人のメールを見ながら何となく身に付けてきたから、改めて聞かれると不安だ…という人もいるのではないでしょうか。
基本的なことからおさらいしてみましょう。
宛先はすべて正確に書くのが基本
例えば「（株）」と書くのか、「株式会社」と書くのか、迷うことはありませんか。
相手から来たメールには、こちらの会社名が「（株）○○」と書いてあったから、こちらから送る場合もそれでいい、と思うかもしれません。
しかし、これは省略形であり、正しくない書き方です。
宛先はすべて正確に、正式名称で書くのがビジネスメールの基本です。
- 株式会社○○（もしくは○○株式会社）
- 部署名
- 担当者名
これらは省略せずに、すべて正式名称で書いてください。
株式会社が前につくか後につくか、これもきちんと確認しましょう。
順序を間違えるのは大変失礼なことです。
分からない場合は、相手から来ているメールの署名欄や名刺などをを確認しましょう。
肩書きは正確に書こう
メールを送る相手に肩書きがある場合はそれも必ず確認してください。
課長か部長か、その名称なども名刺を確認して正確に書くようにしてください。
直接担当者に送るのではなく、部署あてに送る場合は「御中」を使います。
もし担当の部署名がわからなければ、「○○ご担当者様」でも大丈夫です。
まとめ
たかがメールの宛先ですが、つまらない間違いをして「この程度の常識もないのか」と思われたら損ですよね。
メールは送信ボタンを押した瞬間に相手に届いてしまいます。うっかり間違いのないように、何度も見直すクセをつけましょう。
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