説明が下手で、どうしても相手に話したいことが伝わらないとお悩みの方へ。
ボキャブラリーを増やそうと本をたくさん読んだり、話し方教室に通おうかと思ったりなど、日々の仕事の中でも悩んでいることが多いと思います。
話し下手を克服するためには、まずはどこが下手なのか、自分の説明の特徴を知りましょう。
それから改善法を考えれば、誰でも「説明上手」になれるのです。
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説明が下手な人の３つの特徴
あなたは本当に説明が下手なのか、うまく説明できない理由はどこにあるのか、説明が下手な人の特徴を見てみましょう。
前置きなしで話し始める
「ちょっとお時間よろしいですか。」と上司に声をかけるまでは良しとして、その後に「えーっと」といきなり自分が話したいことだけを話してしまうと、相手は何について話しているのかわからないまま話を聞くことになります。
相談をしたいのか、報告をしたいのか、それによって聞く方の聞き方も違ってきます。
しかし、早く説明しないといけない、という意識が強くなりすぎて、何について説明するのかの前置きがないと、あまりに唐突です。
意志の疎通ができないまま一方的に話してしまうことになるので、相手としてもじっくり話を聴ける体制が整わないまま聞かされることになり、残念ながら、そういう時は話を理解してもらえなくなってしまいます。
主語を省いてしまう
主語がないと何について話しているかわかりにくいので、伝えたいことが伝わらないです。
「誰が」「何が」という主語がないと、誰の何の話なのか、聞き手に勘違いが起こります。
話の取り違えも起こりやすいので注意が必要です。
決めつけて話してしまう
自分が知っていることを相手も知っているとは限りません。
話の前提条件として、自分が説明することについて相手がどのくらい予備知識を持っているかということはとても重要なことです。
例えば、上司は、部下がやっている仕事の細かい部分までは、知っているようで知らないことが多いです。
それなのに、上司だから全て知っていると想定して、担当者にしかわからないような専門用語を使ってしまったりすると、上手く内容が伝わらなくなってしまいます。
これから話すことについて相手が詳しくないならば、誰が聞いてもわかるような言葉を使って、知らない人でもわかるように説明する必要があります。
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説明上手になるための６つのコツ
説明上手になるためには、ボキャブラリーを増やすとか、話し上手になる必要はなくて、「伝わりやすいスキル」を身につけると良いと思います。
ゆっくり話す
緊張すると人は早口になります。
わかりにくい話が早口になると、余計に分かりにくくなります。
説明する時はまず落ち着いて、ゆっくりと話すこと。
相手の反応を確かめるようにすると更に良いでしょう。
説明の区切りで「ここまでは、よろしいでしょうか」と挟むことで自分の気持ちにも余裕が出ますし、相手の理解がついてこれているか確認することもできます。
主題を先に言う
これから何について説明をしたいのか、ということを真っ先に伝えます。
先日の○○の件でご相談したいのですが。
昨日確認を頼まれた件についてのご報告です。
など、何について話すのかを先にいうことで、相手は「そうか、その件か」という心構えができますので、話が聞きやすくなります。
５W１Hに気をつける
話の中に、主語がなくてわかりにくい人は、「５W１H」に気をつけてみましょう。
いつ
どこで
誰が
なぜ
何を
どのように
これを意識するだけで、何を伝えたいのかということがかなり明確になります。
もちろん、主語が抜けてしまうこともありません。
わかりやすい言葉で話す
平易な言葉で話すように心がければ、相手に予備知識がなくても言いたいことは伝わります。
どうしても専門用語を使う必要がある場合は、「○○とはこのような意味です」と適宜説明を挟めば良いでしょう。
目安としては、小学校高学年の子供でもわかるように説明することです。
それができれば、たいていの相手に通じる説明力がつきます。
１つの文を短くする
１つの文章が長いとダラダラした印象を与えます。
「～についてなんですが、～がこうでして、それでこれについてはこう思うのですが、でもこの点は～なので、だから結局～」というように、文章をつなげてしまうと何を言っているかわかりません。
「～について説明します。現時点で２つ問題点があります。私は～思うのですが、それにはこのようなメリットとデメリットがあります。」と一文を短くすると伝わりやすくなります。
相手の立場に立って話す
説明は、話す方と聞く方がいて成り立つことです。
自分が一方的に話すだけでは「演説」になってしまいます。
まずは「こんなことを話しますよ」ということを先に話した上で、途中で相手が話を理解してくれているか、自分の言いたいことが伝わっているか、ということを確認しながら話します。
そうすれば、途中で話の取り違えが起こることもありませんし、結果的に言いたいことが伝わらなかった、ということも避けられます。
大事なのは、一方的に話さずに相手の立場に立って話すということです。
説明下手な人は「型」を利用しよう
うまく説明をするには、型を使うことをおすすめします。
自分が伝えたいことを次の型に当てはめてみてください。
説明する場合は、PREP法
人に何かを説明する時は、「PREP（プレップ）法」を使ってみましょう。
PREP法とは、以下の４点を元に文章を構成することです。
Point：要点、結論
Reason：理由「なぜなら」
Example：具体例「例えば」
Point：再び要点、結論
最初に結論を述べ、その理由を説明した上で具体例を示します。
最後にもう一度、理由や例を踏まえて結論を話すと、理解が深まりやすくなります。
この型は、口頭で説明する時はもちろん、文書でも使えますし、どんな相手に対しても使える方法です。
相談の場合は、話を事前に整理
相談する時は、何に困っていてどういうことを相談したいのかを明確にする必要があります。
○○について相談したいのですが。
この点についてどうすれば良いかわからなくて困っています。
自分はこう思うのですが、いかがでしょうか。
このように順序立てて説明してみましょう。
この時に大事なことは、「わからないのですがどうしたらいいですか？」と相手に丸投げしないことです。
丸投げされたら、たいてい相手は困ってしまいます。
説明する時には自分なりの考えを示し、こうしたいのだけどこれで良いか？という聞き方にすると、相手にも伝わりやすいですし、答えやすくなります。
説明下手を克服する方法・まとめ
まず、説明下手は克服できる、と思ってください。
単なるスキルの問題なので、練習すれば誰でも上手にできるようになります。
自分が下手だと思い込んでいると余計に緊張してしまうので、「できる」と思い込み、今回ご紹介した方法を試してみてください。
必ず上手に説明できるようになります。
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